Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk

Kadobaas is verantwoordelijk voor het gebruik van je persoonsgegevens op kadobaas.nl:

Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens? Mail naar bestellingen@kadobaas.nl.

2. In het kort

• We gebruiken alleen de gegevens die nodig zijn om je cadeau te maken, te versturen en af te rekenen.
• Je foto's zijn privé. Ze worden alleen gebruikt voor jouw bestelling en daarna automatisch verwijderd.
• We gebruiken geen trackingcookies, geen advertentienetwerken en geen profilering. We verkopen nooit gegevens.
• Onze systemen staan op servers in de Europese Unie. Alleen de antwoorden van onze chatassistent Teddy worden gemaakt door een AI-dienst in de Verenigde Staten (zie Chat met Teddy).

3. Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

• Foto's en teksten in je ontwerp

  Waarvoor:

  Je ontwerp laten zien en je product maken

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst

  Hoe lang:

  Niet besteld: 30 dagen na uploaden. Besteld: tot 90 dagen na je bestelling (voor eventuele klachten of een nieuwe afdruk). Daarna automatisch verwijderd, ook de drukbestanden. Bewaard in Mijn Kadobaas: 6 maanden na je laatste wijziging of opening (2 weken vooraf krijg je een herinnering), of korter als je het zelf verwijdert. Via "bewaar voor later" klaargezet maar niet bevestigd: 30 dagen.

• Foto's van je bestellingen, langer bewaard (alleen als je dat in Mijn Kadobaas aanzet)

  Waarvoor:

  Later opnieuw bestellen zonder opnieuw te uploaden

  Grondslag:

  Toestemming (altijd in te trekken in Mijn Kadobaas)

  Hoe lang:

  Tot je je toestemming intrekt of je account laat verwijderen; daarna verwijderen we ze binnen een dag.

• Naam, bezorgadres, e-mailadres

  Waarvoor:

  Bezorgen, bestelbevestiging, factuur, verzendbericht en klantenservice

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst

  Hoe lang:

  7 jaar, omdat ze op de factuur staan (wettelijke bewaarplicht voor de administratie)

• Gegevens van de ontvanger van je cadeau: naam en bezorgadres (ook als je naar meerdere adressen stuurt of adressen bewaart in je adresboek), en namen of teksten die je op een cadeau of persoonlijk kaartje zet

  Waarvoor:

  Het cadeau en het kaartje maken en bij de ontvanger bezorgen

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang (een cadeau voor iemand anders laten bezorgen)

  Hoe lang:

  Adressen in je winkelwagen: tot je bestelling is betaald. Bij een bestelling: zoals hierboven (7 jaar, factuur/verzending). In je adresboek: tot je ze verwijdert of je account laat verwijderen.

• Bestelling, factuur, betaalstatus en betaalmethode

  Waarvoor:

  Afrekenen, administratie en boekhouding

  Grondslag:

  Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht)

  Hoe lang:

  7 jaar

• Account (Mijn Kadobaas): e-mailadres, naam en, als je dat instelt, een versleuteld wachtwoord

  Waarvoor:

  Inloggen, je bestellingen en facturen tonen, adressen en ontwerpen bewaren

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst (je vraagt het account zelf aan)

  Hoe lang:

  Tot je je account laat verwijderen (mail ons). Bestel- en factuurgegevens blijven 7 jaar bewaard vanwege de wettelijke bewaarplicht.

• Besteltegoed en persoonlijke kortingen: je e-mailadres, het bedrag of de korting, de einddatum en in welke bestelling je het gebruikte

  Waarvoor:

  Je tegoed of korting klaarzetten, laten zien in Mijn Kadobaas en verrekenen bij het afrekenen; je herinneren voordat tegoed verloopt

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang (iets voor je goedmaken of je bedanken)

  Hoe lang:

  Zolang het geldig is. Het gebruik staat op je factuur en blijft daarmee 7 jaar bewaard (wettelijke bewaarplicht).

• Je communicatievoorkeuren, en je mobiele nummer als je sms aanzet

  Waarvoor:

  Je alleen de berichten sturen die je wilt ontvangen (nieuwsbrief, aanbiedingen, herinneringen, post, sms) en kunnen aantonen wanneer je daarvoor toestemming gaf of die introk

  Grondslag:

  Toestemming (voor nieuwsbrief, aanbiedingen, klantonderzoek, post en sms; altijd in te trekken in Mijn Kadobaas of via de uitschrijflink) / gerechtvaardigd belang (herinneringen over je account)

  Hoe lang:

  Tot je je account laat verwijderen (mail ons); dan verwijderen we ook je voorkeuren. We houden bij wanneer je toestemming gaf of introk, zodat we dat kunnen aantonen.

• Uitnodiging voor een beoordeling bij WebwinkelKeur (naam, e-mailadres, ordernummer, orderbedrag)

  Waarvoor:

  Na verzending vraagt het onafhankelijke keurmerk WebwinkelKeur namens ons naar je ervaring

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang (betrouwbare, onafhankelijke beoordelingen); afmelden kan altijd via de link in de uitnodiging

  Hoe lang:

  Wij geven de gegevens één keer door bij verzending; WebwinkelKeur bewaart ze volgens hun eigen bewaartermijnen.

• Je beoordeling van een bestelling (sterren en wat je erbij schrijft)

  Waarvoor:

  Weten wat je van je cadeau vindt en Kadobaas verbeteren; alleen met jouw vinkje tonen we de beoordeling met je voornaam op de website (je score telt altijd anoniem mee in het gemiddelde)

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang (verbeteren van onze dienst) / toestemming (tonen op de website)

  Hoe lang:

  Zolang de bestelling wordt bewaard (7 jaar), of tot je ons vraagt hem te verwijderen.

• Via welke partner je bij ons kwam (alleen als je via een link, actiepagina of actiecode van een partner komt)

  Waarvoor:

  Weten welke bestellingen via een partner komen en met die partner afrekenen

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang

  Hoe lang:

  Alleen tijdens je bezoek (tot je je browser sluit, uiterlijk 2 uur). Bij een bestelling: zolang de bestelling wordt bewaard (7 jaar).

• Cadeaubon verzilveren (Giffy Keuzekaart): de naam en het e-mailadres die je als ontvanger invult

  Waarvoor:

  Je Keuzekaart laten versturen: Giffy mailt hem naar het e-mailadres dat je opgeeft

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst (de cadeaubon die voor jou is gekocht) en jouw eigen verzoek om hem te versturen

  Hoe lang:

  Wij bewaren je naam en e-mailadres niet: we geven ze direct door aan Giffy. Lukt dat even niet, dan bewaren we ze alleen tot de aanvraag is verstuurd en verwijderen we ze daarna. Bij de bestelling bewaren we wel wanneer de bon is verzilverd en de referentie bij Giffy (7 jaar, administratie). Giffy bewaart je gegevens zolang dat nodig is voor de Keuzekaart (2 jaar geldig).

• E-mails met onze klantenservice

  Waarvoor:

  Je vraag of klacht afhandelen

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang

  Hoe lang:

  Tot 2 jaar na afhandeling

• Chatgesprekken met Teddy en onze medewerkers: je berichten, de pagina waar je de chat begon, en als je dat zelf invult je naam en e-mailadres. Ben je ingelogd en vraag je naar een bestelling, dan koppelen we het gesprek aan die bestelling

  Waarvoor:

  Je vraag beantwoorden, je doorverbinden met een medewerker en je per e-mail antwoorden als we je buiten kantooruren niet direct kunnen helpen

  Grondslag:

  Uitvoering van de overeenkomst (vragen over je bestelling) / gerechtvaardigd belang (vragen vóór je bestelt en het verbeteren van onze antwoorden)

  Hoe lang:

  Alleen met Teddy gechat (geen medewerker, geen bericht achtergelaten, geen bestelling): 3 maanden na het laatste bericht. Anders 12 maanden na het laatste bericht. Daarna automatisch verwijderd

• Technische gegevens (IP-adres, tijdstip, foutmeldingen)

  Waarvoor:

  Beveiliging, misbruik voorkomen (zoals te veel inlogpogingen) en storingen oplossen

  Grondslag:

  Gerechtvaardigd belang

  Hoe lang:

  Kort, maximaal 30 dagen

4. Extra zorg voor je foto's

• Je foto's staan in afgeschermde opslag en zijn niet openbaar. Alleen jij (in je eigen sessie) en de medewerkers en systemen die je cadeau maken kunnen erbij.
• Bij het uploaden verwijderen we verborgen gegevens uit je foto, zoals de locatie (GPS) en het type camera of telefoon.
• Automatische fotocontrole. Elke foto wordt bij het uploaden automatisch gecontroleerd op naaktheid, zodat we geen ongepaste producten maken (zie onze voorwaarden). Die controle draait op onze eigen server; je foto gaat daarvoor niet naar een andere partij. Twijfelt de controle, dan bekijkt een medewerker de foto voordat we hem drukken. Wordt een foto geweigerd, dan laten we je dat weten; is de bestelling al betaald, dan krijg je je geld terug. Dit is geen besluit zonder menselijke tussenkomst: een medewerker beslist bij twijfel altijd zelf.
• We gebruiken je foto's niet om software of kunstmatige intelligentie mee te trainen, en niet voor reclame of voorbeelden op onze website, tenzij je daar apart en uitdrukkelijk toestemming voor geeft.
• Staan er andere mensen op je foto? Zorg dat zij het goed vinden dat hun foto op het cadeau komt.
• Geef je ons gegevens van iemand anders (bijvoorbeeld het adres van de ontvanger of een naam op een kaartje)? Gebruik alleen gegevens die je daarvoor mag gebruiken. Wij gebruiken ze alleen om het cadeau te maken en te bezorgen.

5. Chat met Teddy

Op onze website kun je chatten met Teddy. Teddy is een digitale assistent die werkt met kunstmatige intelligentie (AI), geen mens. Kom je er met Teddy niet uit, of wil je liever een mens spreken, dan verbindt Teddy je door met een medewerker (tijdens kantooruren) of laat je een bericht achter waarop we per e-mail antwoorden.

• Wat Teddy weet: alleen onze eigen informatie (veelgestelde vragen, producten, prijzen, levertijden en verzendkosten). Teddy neemt geen besluiten over jou; wijzigen, annuleren of geld terugkrijgen doe je zelf via je bestelling of regelt een medewerker.
• Je bestellingen: Teddy kan alleen informatie geven over bestellingen van het account waarmee je bent ingelogd. Ben je niet ingelogd, dan vraagt Teddy je eerst in te loggen.
• Wat we naar de AI-dienst sturen: om een antwoord te maken sturen we je berichten in dit gesprek en de informatie die Teddy voor je antwoord nodig heeft (bijvoorbeeld de status van je eigen bestelling) naar de AI-dienst. Je e-mailadres, adres en betaalgegevens sturen we niet mee, tenzij je ze zelf in een bericht typt. Volgens de afspraken met de AI-dienst worden de berichten niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
• Wie het gesprek ziet: onze medewerkers kunnen het gesprek lezen om je verder te helpen en om de antwoorden van Teddy te verbeteren.
• Hoe lang: heb je alleen met Teddy gechat (geen medewerker gesproken, geen bericht achtergelaten en het gesprek gaat niet over een bestelling), dan verwijderen we het gesprek automatisch 3 maanden na het laatste bericht. Andere gesprekken bewaren we 12 maanden na het laatste bericht, voor vragen of klachten over je bestelling, en verwijderen we daarna automatisch. Je kunt een gesprek zelf beëindigen met de knop “Chat beëindigen”; wil je dat we het eerder verwijderen, mail ons dan.
• Tip: deel in de chat geen betaalgegevens, wachtwoorden of andere gevoelige gegevens.

6. Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om je bestelling te maken, te bezorgen en af te rekenen. Partijen die gegevens in onze opdracht verwerken (verwerkers) mogen ze alleen voor ons gebruiken; met hen hebben we afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding (verwerkersovereenkomsten). De betaaldienstverlener en de vervoerder zijn voor hun eigen werk zelf verantwoordelijk voor je gegevens; daarvoor geldt ook hun eigen privacyverklaring.

• Onze productiepartner (in Nederland): maakt en verstuurt je cadeau en krijgt daarvoor je ontwerp, naam, bezorgadres en e-mailadres.
• Mollie (betaaldienstverlener, Nederland, zelf verantwoordelijk): verwerkt je betaling. Je betaalgegevens voer je bij Mollie in, niet bij ons.
• Vervoerder en verzendplatform: maken het verzendlabel en bezorgen je pakketje; zij krijgen daarvoor naam, adres en (voor bezorgberichten) je e-mailadres.
• Adreszoeker van de overheid: als je in Nederland je postcode en huisnummer invult, zoeken we daar je straat en plaats op. Daarvoor sturen we alleen de postcode en het huisnummer mee, niet je naam.
• IT-dienstverleners: voor de hosting van de website, de database, de beveiligde opslag van je ontwerp en foto's, en het versturen en ontvangen van onze e-mail.
• AI-dienst voor de chat: maakt de antwoorden van Teddy, onze digitale assistent. Zie “Chat met Teddy” hieronder voor wat we daarvoor meesturen.
• Boekhoudsoftware en onze accountant: onze administratie. In de boekhoudsoftware staan alleen factuurnummers en bedragen, niet je naam of adres.
• Giffy (Giffy B.V., Groningen): verstuurt de Giffy Keuzekaart. Verzilver je een Keuzekaart, dan sturen we de naam en het e-mailadres die je invult naar Giffy, zodat zij je de kaart kunnen mailen. Giffy verwerkt die gegevens in onze opdracht (verwerkersovereenkomst). Voor het kiezen en gebruiken van je cadeaukaart bij Giffy geldt ook de privacyverklaring van Giffy.
• WebwinkelKeur (onafhankelijk keurmerk en beoordelingsplatform): na verzending sturen zij je namens ons één uitnodiging om je ervaring te delen. Daarvoor krijgen zij je naam, e-mailadres, ordernummer en het orderbedrag. Wil je geen uitnodiging, dan meld je je in die mail met één klik af. Een beoordeling die je daar plaatst, valt onder het privacybeleid van WebwinkelKeur.
• Partners (winkels of organisaties waarmee we een actie doen): krijgen alleen aantallen en bedragen van de bestellingen die via hen kwamen, met ons ordernummer. Zij krijgen niet je naam, adres, e-mailadres of ontwerp.
• Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, als de wet ons daartoe verplicht.

Je gegevens staan op servers in de EU. Sommige dienstverleners (zoals voor hosting, e-mail en de chat) zijn onderdeel van een bedrijf buiten de EU, of verwerken gegevens daar. In dat geval gelden passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je weten welke partijen we precies inschakelen of welke waarborgen er gelden? Mail ons, dan vertellen we het je.

7. Jonger dan 16?

Ben je jonger dan 16 jaar, vraag dan een ouder of verzorger om met je mee te kijken en te bestellen. Voor dingen waarvoor we toestemming vragen (zoals de nieuwsbrief) heb je onder de 16 toestemming van je ouder of verzorger nodig. Merken we dat we zonder die toestemming gegevens van iemand onder de 16 hebben, dan verwijderen we die.

8. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• Medewerkers loggen in met wachtwoord én een code uit een authenticator-app, en zien alleen wat ze voor hun werk nodig hebben.
• Wie wat heeft gedaan in ons beheer, leggen we vast.
• Mocht er toch iets misgaan met je gegevens (een datalek), dan melden we dat volgens de wet aan de Autoriteit Persoonsgegevens en, als dat nodig is, aan jou.

9. Bezoekersstatistiek zonder cookies

Om te zien hoe de website gebruikt wordt (hoeveel bezoekers, welke pagina's, via welke website je binnenkomt) houden we een eenvoudige eigen statistiek bij. Daarvoor gebruiken we geen cookies en geen andere partijen.

Per bekeken pagina slaan we op: de pagina (zonder je bestelnummer of andere persoonlijke gegevens), de website waar je vandaan kwam, het soort apparaat (mobiel, tablet of computer), het land en een anonieme code. Die code wordt berekend uit je IP-adres en browser met een sleutel die elke dag verandert; je IP-adres zelf slaan we niet op. Zo kunnen we bezoekers op één dag tellen, maar niemand over meerdere dagen volgen of herkennen. Staat in je browser “Niet volgen” (Do Not Track of Global Privacy Control) aan, dan tellen we je niet mee. We bewaren deze gegevens 13 maanden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website te verbeteren.

Bestel je, dan slaan we bij je bestelling ook op via welk kanaal je in dat bezoek binnenkwam, bijvoorbeeld “Google-advertentie”, “Google zoeken”, “Pinterest” of “direct”. Zo zien we welke kanalen werken. Je browser onthoudt dat alleen tot je het tabblad sluit (geen cookie), we delen het met niemand, ook niet met Google, en het wordt samen met je bestelling bewaard. Bij “Niet volgen” slaan we het niet op. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze winkel en reclame te verbeteren.

10. Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken, zoals je winkelwagen. Daarvoor is geen toestemming nodig. Meer hierover in ons cookiebeleid.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• te weten welke gegevens we van je hebben en daar een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren;
• bezwaar te maken tegen gebruik op basis van gerechtvaardigd belang, of het gebruik te laten beperken;
• je gegevens mee te nemen naar een andere partij (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming (bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief of het langer bewaren van je foto's) altijd weer in te trekken, via Mijn Kadobaas, de afmeldlink of een mail. Wat we daarvóór deden, blijft rechtmatig;
• altijd bezwaar te maken tegen het gebruik van je gegevens voor reclame (direct marketing); dan stoppen we daar meteen mee.

Stuur je verzoek naar bestellingen@kadobaas.nl. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen te bevestigen dat het verzoek van jou komt, bijvoorbeeld via het e-mailadres van je bestelling.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons weten. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Veranderen we iets aan hoe we met je gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan zie je wanneer dat voor het laatst gebeurde.